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Quando falamos em microempreendedorismo, sabemos que uma das chaves principais para o sucesso é saber administrar bem uma pequena empresa.
No Brasil, são muitas barreiras enfrentadas no início de um empreendimento, principalmente em relação às finanças.
Para que sua empresa vá além da estatística brasileira, ou seja, “viva” mais de três anos, é essencial uma administração saudável para ter controle do seu negócio.
Sendo assim, para alcançar o sucesso, é fundamental que o pequeno empresário brasileiro saiba praticamente tudo sobre as principais técnicas de administração.
Qual a importância da administração?
A administração tem um papel importantíssimo, pois cria vantagem competitiva, organiza processos e alinha a estratégia com os objetivos da empresa.
No entanto, é essencial visar a satisfação dos clientes e resultados sustentáveis a longo prazo.
Passo a passo para administrar uma pequena empresa:
1. Administração do caixa (controle de entradas e saídas do dinheiro)
Manter um caixa mínimo operacional é importante para fazer as atividades empresariais funcionarem. Cada empresa precisa ter um caixa que suporte o pagamento de despesas e custos mensais.
Além disso, recomenda-se que tenha também valores para no mínimo 6 meses, antecipando necessidade de caixa via empréstimos a bancos.
Mesmo que seja através de uma planilha Excel, é importante um controle de fluxo do caixa dos valores orçado e realizado.
2. Administração contas a receber (política de créditos e cobranças)
Uma pequena empresa precisa acertar o ponto de equilíbrio, o que exige certa experiência.
Em uma política de crédito onde a empresa exige muito na concessão de crédito (assumindo menos riscos), as vendas podem ficar prejudicadas.
Já empresas no qual os parcelamentos são feitos em muitas vezes, o crédito aprovado não tem muitas restrições, vende-se mais, porém o risco de inadimplência é alto.
3. Administração dos estoques
O estoque tem função especial na empresa. Estabelecer estoque mínimo é uma boa estratégia para uma pequena empresa.
O segredo é encontrar um número ideal para ser o ponto que não falte para produção, para venda e que não fique muito tempo parado gerando custos financeiros.
Usar um tipo de controle de estoque é fundamental, mesmo que seja em papel. Importante fazer inventário periódico, criar mecanismos internos de processo de compra, manter controle de quantidade e valores estocados.
Os 4 pilares da administração
A administração se divide em 4 pilares: planejar, organizar, dirigir e controlar. Confira detalhes de cada um a seguir:
Planejar
Desde o início, o planejamento é o item mais importante para sua empresa.
Por este motivo é preciso dar uma atenção redobrada aos processos de planejamento e criação de estratégias.
Planeje o tempo, recursos e ações, criando formas de acompanhamento e controle para os processos.
Aqui você deve definir também os responsáveis por cada atividade e ação.
Portanto, trace um plano de ação e planeje para que ele seja colocado em prática e atinja o objetivo.
É o momento também de pensar, discutir e definir objetivos, se for necessário utilize-se de técnicas como o Brainstorming.
Faça um plano de negócio detalhado para que sua empresa esteja preparada para todos os desafios do mercado.
Leia mais: saiba como montar um plano de negócio
Organizar
Um ambiente organizado e bem estruturado possibilita que as outras ações administrativas também sejam realizadas com maior eficácia.
Desse modo, para o processo de organização, recomenda-se uma técnica japonesa de organização denominada Programa 5S.
O Programa se baseia em 5 palavras em japonês para a organização.
- SEIRI – Senso de utilização
- SEITON – Senso de organização
- SEISO – Senso de Limpeza
- SEIKETSU – Senso de Padronização
- SHITSUKE – Senso de disciplina
Aplicando este modelo organizacional, que desperta ações tanto em colaboradores como na gerência, a organização será certeira.
O intuito neste pilar é manter um sistema de organização para o bom andamento do negócio.
Dirigir
Este passo também pode ser denominado “Liderar”. Sendo assim, é neste ponto que será feito o trabalho de gestão do administrador.
Neste passo entra algumas dicas que podem ser levadas em conta para o sucesso da administração:
- Respeite para ser respeitado;
- Crie relacionamentos de preocupação com o colaborador;
- Crie influência e seja transparente;
- Seja humilde e reconheça os acertos da equipe;
- Esteja à serviço da equipe.
Controlar
Aqui é onde devem ser desenvolvidas técnicas de controle e mensuração das atividades do negócio.
Portanto, você pode fazer padrões de acompanhamento, como quadro de atividades, por exemplo.
Além disso, você também pode desenvolver técnicas de melhorias, não se esquecendo de se basear em números e dados reais para a aplicação das mesmas.
Observar é o segredo dessa última etapa.
Ter capital de giro é importante para a administração?
Com certeza! O ideal é ter uma valor de capital de giro para que você possa manter a empresa nos primeiros meses, principalmente.
Por isso, quando fizer seu planejamento, tenha em mente o valor para seu capital de giro, assim não enfrentará problemas no futuro.
Como conseguir capital de giro para sua empresa?
Muitas pessoas acabam desistindo do sonho de ter seu próprio negócio porque não possuem recurso o suficiente para começar.
Quando você abre um novo negócio, é ideal que tenha uma quantia para garantir seu capital de giro, pois assim conseguirá manter sua empresa nos primeiros meses.
O problema é que poucas pessoas tem um dinheiro guardado e isso faz com que o sonho seja interrompido.
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